Wyobraź sobie, że przychodzisz pierwszego dnia do firmy, a tu: twoje stanowisko jest nieprzygotowane, hasło do firmowego maila jeszcze nie ustawione, a na dodatek kompletnie nie wiesz, kto jest kim, gdzie jest kuchnia i czy kawa jest dla wszystkich darmowa, czy trzeba przynosić swoją. A do tego wszyscy są bardzo zajęci (wiadomo – deadline!) i trochę się boisz zawracać głowę pytaniami. Frustrujące, prawda? Początek współpracy często jest kluczowy dla dalszego być albo nie być pracownika w firmie, warto więc o niego szczególnie zadbać i sprawić, żeby kojarzył się pozytywnie.
„Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz”. Wiem, banał, ale zauważ, że zwykle w realiach zawodowych odnosimy go do kandydatów, którzy przychodzą na rozmowę kwalifikacyjną. Tymczasem pracodawca tak samo podlega ocenie przez nowego pracownika i jeśli ta ocena wypadnie niekorzystnie, to szybko może się skończyć jego rozstaniem z firmą. Oczywiście złe wrażenie można później próbować zatrzeć, tylko po co, skoro można od razu zrobić to dobrze!
Trzeba również pamiętać, że walka o dobrych (a czasem jakichkolwiek) kandydatów ciągle trwa i w wielu branżach decyzje o porzuceniu pracy pracownicy podejmują bardzo łatwo. Potrzeby rekrutacyjne pracodawców nie maleją – aż 59% pracodawców biorących udział w badaniu Employer Branding w Polsce 2019 ocenia, że w ciągu najbliższego roku ich potrzeby rekrutacyjne będą większe. Jak się zatem przygotować do wdrożenia nowego pracownika i pomóc mu odnaleźć się w nowej pracy?
Dobry plan to podstawa
Może się wydawać, że opracowywanie specjalnych procedur wprowadzania nowych pracowników, szczególnie w małej firmie, jest zbędne. Tylko czy na pewno? Przypomnij sobie te sytuacje, w których nowy pracownik zgłosił się do pracy, a ty kompletnie nie masz pomysłu, co z nim zrobić, podczas gdy terminy cię gonią i nie jesteś w stanie się nim zająć. Jeśli nigdy nic takiego nie miało miejsca, to gratuluję! Masz opracowane procedury, albo taką umiejętność improwizacji, że nie są Ci potrzebne żadne plany :). Jeśli jednak nie, to zachęcam do opracowania procedury onboardingu, nawet jeśli to brzmi nudno i pachnie biurokracją (albo – o zgrozo! – korporacją, którą przecież nie jesteśmy, a nawet jeśli jesteśmy, to nie TAKĄ). Dobre przygotowanie spowoduje, że każdy będzie wiedział, jak postępować i uniknie się chaosu.
O czym powinno się pomyśleć przy opracowaniu planu onboardingu?
- Jakie działania będą podejmowane przed przyjściem pracownika do firmy – jakie informacje powinien dostać, kto odpowiada za ten etap komunikacji (np. HR, recepcja, dział administracji, właściciel małej firmy).
- Jakie formalności muszą być dopełnione jeszcze przed przyjściem do pracy (np. badania lekarskie, szkolenia, zapoznanie z regulaminami, podpisanie umowy).
- Jak przygotować miejsce pracy – jakie narzędzia będzie potrzebował do pracy (komputer, telefon, samochód, próbniki materiałów), hasła dostępowe do programów i do poczty, biurko, przepustki i inne rzeczy niezbędne do codziennego funkcjonowania w firmie.
- Kto będzie „Aniołem Stróżem” nowo przyjętego pracownika, do którego będzie się mógł zwrócić z pytaniami merytorycznymi i organizacyjnymi w pierwszych dniach.
- Jak pokazać kulturę organizacyjną firmy oraz wartości, które są ważne w naszej organizacji.
- Jak będzie wyglądał pierwszy dzień pracy – jaką drogą dostanie informacje dotyczące pierwszego dnia pracy (np. godzina rozpoczęcia, do kogo się zgłosić) i co będzie się działo w ciągu całego pierwszego dnia.
- W jaki sposób pozna współpracowników, a także współpracownicy jego.
Poświęcenie czasu na opracowanie takich procedur będzie procentowało w przyszłości, a na pewno zaoszczędzi czas, który trzeba poświęcić na wymyślanie wszystkiego ad hoc.
Warto przed przystąpieniem do opracowania planu zrobić krótką ankietę wśród pracowników (albo porozmawiać przy lunchu) na temat tego, co im się podobało, a czego im brakowało na etapie przyjmowania do firmy i w pierwszych dniach pracy. Może się okazać, że są jakieś sprawy, o których nikt nie pomyślał, a o które warto zadbać, żeby pierwsze wrażenie było jak najlepsze. Często są to drobiazgi, które rozwiązuje się od ręki, a powodują, że ten pierwszy dzień zostawia bardzo dobre wrażenie.
Daj poznać nową pracę
Bardzo często od pomyślnej rekrutacji do podjęcia pracy przez kandydata mija jakiś czas (często nawet kilka miesięcy), co wynika chociażby z okresu wypowiedzenia u poprzedniego pracodawcy, albo z terminu rozpoczęcia projektu, przy którym ma pracować. Niech to nie będzie martwy okres, w którym brak jest jakiejkolwiek komunikacji między pracodawcą a pracownikiem, bo może się okazać, że „zapomniał” o przyszłym pracodawcy. Często słyszymy o tym, że pracownik się nie zgłosił, albo że porzucił pracę, zanim jeszcze ją zaczął, a tego przecież nie chcemy. Warto wykorzystać ten czas do zapoznania przyszłego kolegi z firmą, tak żeby już od pierwszego dnia czuł się jak u siebie.
Co można zrobić w tym kierunku? Dobrze jest, kiedy jak najszybciej zostanie podpisana umowa o pracę (lub inna, na podstawie której będzie odbywała się współpraca), nawet jeśli pracę ma rozpocząć dopiero za jakiś czas. To daje spokój obu stronom. Pracodawca będzie spokojniejszy, że nikt w tym czasie nie podbierze mu świetnego kandydata, a pracownik, że ma tę pracę i nie będą szukać innych kandydatów. Warto to zrobić szczególnie teraz, kiedy o dobrego kandydata nie jest łatwo.
Dobrą praktyką jest integrowanie przyszłego pracownika ze współpracownikami, jeszcze zanim przyjdzie do firmy. Można zaprosić go do zamkniętej grupy na Facebooku lub w innych mediach społecznościowych, żeby wiedział co się dzieje w firmie, zachęcić do polubienia i obserwowania firmowych profili, czy zapisania się do wewnętrznego newslettera. Jeśli przed zatrudnieniem odbywa się impreza firmowa, jak chociażby konferencja, wigilia, piknik, dzień otwarty, zawody sportowe, warto zaprosić na nią naszego kandydata – będzie to dobra okazja do wzajemnego poznania się w nieformalnej atmosferze. Tylko jedna uwaga – w czasie imprezy zadbaj o to, żeby ktoś z firmy zatroszczył się o niego (np. osoba, z którą się spotkał w czasie rekrutacji), bo inaczej może stać sam, kiedy wszyscy inni będą się świetnie bawili.
Mail powitalny
Kilka dni przed rozpoczęciem pracy warto wysłać mail powitalny, w którym zostaną zawarte informacje praktyczne potrzebne do rozpoczęcia pracy, jak chociażby: godzina rozpoczęcia (dobrze by było, żeby była późniejsza niż innych pracowników – zdążą wtedy ogarnąć najpilniejsze sprawy i będą mieli więcej czasu dla nowoprzybyłej osoby), wskazówki dotyczące dojazdu, a także plan pierwszego dnia (ewentualne szkolenia, formalności, które nie zostały załatwione wcześniej, lunch z przełożonym i współpracownikami itp).
Jeśli macie opracowany manual onboardingowy ze wszystkimi informacjami warto go dołączyć już na tym etapie. Nowemu pracownikowi będzie łatwiej zorientować się we wszystkich sprawach. Poza tym za chwilę zasypie go tyle informacji, że nie będzie w stanie wszystkiego ogarnąć. Prostym, a bardzo sympatycznym zabiegiem jest nagranie krótkiego filmiku powitalnego przez przełożonego lub zespół. Jeśli nie miał szans poznać tych osób wcześniej, to po obejrzeniu takiego filmu będzie rozpoznawał przynajmniej twarze współpracowników z zespołu.
Te wszystkie działania sprawią, że nie będzie się mógł doczekać pierwszego dnia pracy w firmie, a stres z tym związany będzie o wiele mniejszy. Pracodawca z kolei zyska pracownika zaangażowanego już od pierwszego dnia.
Warto pamiętać, że budowanie marki pracodawcy odbywa się na każdym etapie życia pracownika w firmie – od rekrutacji, aż do ostatniego dnia pracy. Bardzo wiele zależy od początków tej współpracy, dlatego warto już od pierwszych chwil zadbać o pracownika, tak by wkrótce stał się najlepszym ambasadorem firmy. Dobrze przeprowadzony onboarding na pewno w tym pomoże.
Jakie działania warto podjąć w pierwszym dniu i pierwszym okresie pracy pracownika? O tym napiszemy już wkrótce.
autor: Julia Bojanowska
Chcesz pogłębić temat? Zapraszamy na szkolenie!
